Канбан помогает организациям сосредоточиться на конкретных задачах до их завершения. Эта простая система управления рабочими процессами является эффективным методом укрепления сотрудничества и повышения производительности. Сара К. Белый размышляет о месте системы Канбан в деятельности организации на портале CIO.com, дает ее определение, рассказывает об отличие ее от Скрам.

Определение Канбана

Kanban (Канбан) - это упрощенная система управления рабочими процессами, направленная на достижение эффективности и гибкости в процессе производства и разработки за счет минимизации отходов, устранения избыточности и снижения затрат. Хотя он обычно используется при разработке программного обеспечения, Канбан фокусируется на постепенном совершенствовании во всех областях бизнеса, а не только в ИТ. Разработанный в Японии компанией Toyota в начале 1940-х годов, Канбан не предназначен для замены управления проектами или использования в качестве методологии разработки. Вместо этого он сосредоточен на улучшении уже существующих процессов путем создания лучшей структуры рабочего процесса.

Система Канбан также помогает вашей организации ограничить количество незавершенных работ (works-in-progress - WIP), которые станут невыполненными. Она направлена на поддержку сильного лидерства, организационной прозрачности, командной работы, открытого общения и сотрудничества в компании. С помощью Kanban организации могут визуализировать задачи, которые не являются осязаемыми, что предотвращает провал приоритетов, помогает в процессе принятия решений и помогает увидеть, где они находятся в процессе разработки.

Доска Канбан и карты Канбан

Доска Канбан - это основной инструмент для стратегии Канбан. Это может быть физическая доска, например белая доска, или виртуальная доска, которая помогает вашему отделу отслеживать задачи и визуализировать прогресс. Прогресс отслеживается с помощью карточек Канбан, которые могут быть такими же простыми, как стикеры, которые можно перемещать, или виртуальные карточки, которые можно перетаскивать в различные столбцы на вашей доске Канбан.

Каждый этап представлен столбцом на доске Канбан. Например, первый столбец может содержать “невыполненные” задачи, которые необходимо выполнить, а другой столбец для “сегодня” или “на этой неделе”, где вы можете выбрать задачи, на которых нужно сосредоточиться прямо сейчас. Задачи на картах Канбан должны быть достаточно небольшими, чтобы на их выполнение не уходило несколько недель, но не должны быть разбиты до такой степени, чтобы доска была загромождена картами. Общие категории доски Канбан включают разделы для идей, которые затем можно переместить в колонку для выбранных идей или в колонку для отброшенных идей. Оттуда задачи могут быть классифицированы как “выполняемые” или переведены в “готовые”, как только они будут выполнены достаточно, чтобы перейти к следующему шагу.

Методология Канбана

Методология Канбан сосредоточена на этапах, которые при создании для доски Канбан должны быть достаточно простыми, чтобы избежать чрезмерного усложнения шагов, необходимых для выполнения каждой задачи. Хотя каждая организация может свободно выбирать свои собственные категории для каждой колонки, большинство досок Канбана будут включать следующие этапы:

• Столбец «Ожидание»: этот столбец обычно включает в себя невыполненные задачи, которые ждут, когда освободится свободное время — как только это произойдет, задача может быть перенесена в столбец для конкретных задач на сегодняшний день или перенесена в столбец “в процессе”.
• «В процессе выполнения»: в этой колонке содержатся все задачи, над которыми в настоящее время ведется работа. На это также иногда ссылаются как на колонку "выполнение”. Как только вы выберете новую задачу для работы, она будет перенесена в эту колонку до тех пор, пока вы над ней работаете.
• «Завершено»: как только задача выполнена, она перемещается в последнюю колонку “завершено”.
• «Заблокировано»: Если задача не может быть выполнена или ее выполнение остановлено или приостановлено по какой-либо причине, она перемещается в категорию “заблокировано” или “удерживается” до тех пор, пока ее нельзя будет выполнить снова.

Каждая категория или столбец на вашей доске Канбан должны иметь свои собственные установленные политики или “правила выполнения” — требования, которые должны быть выполнены до того, как элемент будет перемещен в другую колонку на доске. Эти правила поддерживают структуру доски и гарантируют, что все будут на одной странице о том, когда перемещать элементы в другую колонку. Например, вы можете создать политику для одного столбца, чтобы ничто не могло пройти мимо него, если оно не было протестировано определенной командой или пока его не увидят конкретные люди в компании.

Шесть правил системы Канбан

Toyota установила шесть основных правил Канбана, которым компания следует и по сей день. Эти правила помогут сохранить в вашей компании мышление, необходимое для успешного управления продуктами:

1.    Никогда не передавайте бракованную продукцию

Выявление дефектов как можно раньше имеет первостепенное значение для управления отходами. Удаление продукта до того, как он сможет продвинуться дальше в процессе разработки, гарантирует, что любые обнаруженные дефекты могут быть устранены быстро и с наименьшими возможными затратами.

2.    Берите только то, что необходимо

Важно производить только то, что требуется, чтобы избежать потерь. Для достижения этой цели необходимо глубокое понимание требований, прежде чем приступить к разработке.

3.    Произведите точное требуемое количество

Чтобы избежать потерь, вы должны создать только то количество продуктов, услуг или ресурсов, которое конкретно необходимо для следующего шага. Создание большего количества излишне истощает ваши запасы; создание слишком малого количества приводит к задержкам в процессе, что может стоить компании денег.

4.    Выровняйте производство

Основная цель Канбан - последовательно создавать количество товаров для удовлетворения потребительского спроса с постоянной и предсказуемой скоростью. Выравнивание производства может помочь гарантировать, что вы сможете последовательно удовлетворять потребности клиентов без перепроизводства или создания отходов в процессе.

5.    Точная настройка производства

Совершенствование процессов никогда не выполняется, поэтому вам необходимо постоянно оценивать, как можно точно настроить процессы для устранения отходов, увеличения скорости и обеспечения согласованности. Вы всегда должны искать способы настройки процессов, чтобы сделать их более компактными и эффективными.

6.    Стабилизация и рационализация процесса

Как только вы создадите максимально эффективный процесс, важно задокументировать эти стандарты и обеспечить, чтобы процесс оставался стабильным и предсказуемым по мере прохождения цикла.

Канбан против Скрам

Что касается стратегий улучшения рабочего процесса, Канбан и Скрам имеют общие черты — обе построены на системах “вытягивания”, которые направлены на то, чтобы как можно быстрее извлечь элементы из отставания и завершить их. Но как только задачи извлекаются из отставания, Канбан и Скрам существенно различаются.

Скрам (Scrum) фокусируется на “спринтах”, которые начинаются с совещания по планированию, чтобы решить, какие задачи являются приоритетными на этот двухнедельный рабочий период. Группам разработчиков и разработчиков продуктов разрешается сосредоточиться только на тех элементах, которые были выбраны во время совещания по планированию для этого двухнедельного спринта; все остальное выносится на обсуждение до завершения спринта. В конце есть обзор спринта, чтобы увидеть, что сработало и что нужно изменить. Затем процесс начинается снова с новыми требованиями или задачами, отложенными во время последнего совещания по планированию.

Канбан использует метод вытягивания, а также включает регулярные оценки и ретроспективы, но он не соответствует двухнедельному спринту, который использует Scrum; вместо этого Канбан - это непрерывный процесс, в котором задачи выполняются в любое время, когда у команды есть пропускная способность для выполнения другой задачи. Существуют также заранее определенные ограничения на количество “незавершенных работ”, которые может выполнять команда, обычно в зависимости от количества людей и доступных ресурсов.

Инструменты и программное обеспечение Канбана

Существует множество инструментов и программного обеспечения Канбан, доступных для предприятий, которые хотят виртуально управлять своим рабочим процессом Канбан. Ваша организация может использовать их вместо физической платы Канбан или в сочетании с ней. Эти инструменты помогают командам отслеживать, как продвигаются инициативы, и могут помочь каждому визуализировать задачи шаг за шагом. На рынке доступно много вариантов, вот некоторые из наиболее популярных инструментов Канбана: Asana, GitScrum, KanbanFlow, Kanbanize, com, nTask Board, Odoo, Trello, Workzone, Workfront, Wrike, ZenHub.