ИТ-лидерам поручено обеспечить успех новых стратегий на рабочем месте, сочетающих личное и удаленное сотрудничество. Вот инструменты, которые могут помочь.

Автор: Питер Уэйнер, редактор CIO

 

Одной из самых серьезных проблем, с которыми сейчас сталкиваются ИТ-руководители, является поддержка стратегий изменения того, где предприятие выполняет свою работу. До пандемии удаленная работа была одним из аспектов сочетания рабочей силы в большинстве организаций, но вряд ли это было универсальным бизнес-императивом, которым она мгновенно стала, когда появился COVID-19. Теперь работники возвращаются в офисы, по крайней мере в какой-то мере, а широко распространенная удаленная работа, вероятно, останется.

 

Дебаты по поводу удаленной работы бушуют в офисах организаций всех мастей: некоторые верят в силу личной встречи, а другие превозносят творческий потенциал, который приходит от работы в любом месте и в любое время. ИТ-руководители являются ключевой частью этой дискуссии, но они также будут нести основную ответственность за поддержку любой гибридной стратегии, которая появится в результате этих дискуссий.

 

Хорошая новость заключается в том, что теперь легче, чем когда-либо, адаптироваться к меняющимся приоритетам, требованиям общественного здравоохранения и переменчивым начальникам. В настоящее время распространено программное обеспечение, поддерживающее возможность работы в любом месте, от сафари в Африке до того же кабинета, который вы занимали в течение 10 лет. Задача состоит в том, чтобы знать, что работает лучше всего, и внедрять это, а также способствовать изменениям в масштабах всего предприятия, чтобы гарантировать, что персонал останется продуктивным.

 

Вот несколько технологий, которые ИТ-лидерам следует учитывать при поддержке гибридных офисных стратегий и гибкости рабочего места, которую эти стратегии влекут за собой.

 

Программное обеспечение для резервирования рабочих мест (Hoteling software)

 

Идея состоит в том, чтобы упростить сотрудникам и командам бронирование столов, рабочих станций, конференц-залов и многого другого одним щелчком мыши. Конечно, некоторые организации могут выжить с правилом «первым пришел – первым обслужен», но хорошее программное обеспечение может предотвратить конфликты.

 

Программное обеспечение для резервирования рабочих мест становится все более сложным. Некоторые решения предлагают интерактивные карты рабочего пространства. Другие отображают текущих «владельцев» каждого стола на большом экране, чтобы было легко найти, где кто-то сидит. Некоторые генерируют отчеты, которые отражают спрос на столы, чтобы ваша компания могла избежать переплаты за площадь, когда придет время пересматривать арендную плату. Набор функций быстро растет, потому что компании все еще придумывают новые требования.

 

Некоторые ведущие поставщики включают Condeco, DeskFlex, iOffice и EMS.

 

Отслеживание контактов

 

Знание того, где все сидят, облегчает борьбу со вспышками коронавируса. Хорошее программное обеспечение для отслеживания контактов может идентифицировать всех, кто работал рядом с зараженным человеком.

 

Некоторые продукты отслеживают сотрудников при регистрации, прося их подтвердить, что у них не было никаких симптомов. Другие используют инфракрасные камеры для измерения температуры. Некоторые инструменты могут защитить от инфекции, подавая сигнал тревоги, если люди подходят слишком близко. Существует множество вариантов отслеживания. Некоторые варианты включают SaferMe и мобильное программирование.

 

Улучшенные инструменты для повышения производительности в облаке

 

Облачное офисное программное обеспечение не ново, но решения внезапно стали необходимыми, что стимулирует их к еще большему совершенствованию. Все эти инструменты призваны упростить возможность сотруднику войти в систему из случайного браузера и начать работу. Как только этот скачок сделан, переход из офиса домой или в кафе становится простым. Хотя компании все еще могут поставлять ноутбуки и другое оборудование для людей, работающих удаленно, подготовка этих машин и обеспечение безопасности никогда не были проще с помощью инструментов на основе браузера.

 

Новые функции переопределяют пространство. Почтенный пакет Microsoft Office теперь представляет собой набор веб-приложений, входящих в состав OneDrive. Коллекция редакторов и почтовых программ Google переросла старое название «G Suite» и теперь называется «Workspace». Zoho предлагает все обычные приложения для повышения производительности для редактирования документов и презентаций, но также добавляет инструменты для управления взаимоотношениями с клиентами, персоналом и бухгалтерского учета под общим названием «Zoho One».

 

Лучшее программное обеспечение для планирования

 

Программное обеспечение, оптимизированное для сортировки и отслеживания задач, быстро становится необходимым для выполнения работы. Инструменты для гибких команд программирования расширились, чтобы помочь руководителям проектов отслеживать различные части любого конкретного проекта с помощью тикетов, которые проходят через доску Kanban. Менеджеры корпоративного программного обеспечения имеют свои собственные инструменты, которые отслеживают каждую часть программного обеспечения, запущенного на каждой машине. Отделы продаж уже много лет используют системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

 

Ни один из этих пакетов не является новым и не был разработан для борьбы с пандемической инфекцией, но все они доступны везде, где находятся сотрудники, и помогают оптимизировать рабочие процессы, уменьшая необходимость в личных встречах. Даже если люди иногда приходят в офис, возможно, никогда не наступит момент, когда они все будут там одновременно. Если ваш офис сопротивлялся переходу на более совершенную систему управления рабочими процессами, сейчас самое время изучить возможность ее обновления.

 

Ключевыми поставщиками здесь являются Asana, Jira, Monday.com и другие.

 

Лучший обмен сообщениями

 

Системы обмена сообщениями и конференц-связи появились задолго до пандемии, но на них стоит еще раз взглянуть, если вы их еще не внедрили, поскольку они идеально подходят для поддержания сплоченности команды, когда сотрудники редко бывают в офисе одновременно. Более того, эти инструменты совершенствуются за счет расширения их интеграции с другими инструментами управления рабочими процессами. Обновление этого слоя и редактирование списка каналов могут стимулировать использование.

 

Slack – доминирующий поставщик, но все пакеты программного обеспечения для повышения офисной производительности включают собственные параметры обмена сообщениями. Другие поставщики обмена сообщениями включают Discord, RocketChat и Flowdock. Существует также ряд решений с открытым исходным кодом, таких как Mattermost и Zulip.

 

Новые решения для телефонии

 

Офисные телефонные сети с проводными телефонами на стационарных столах быстро исчезают. Некоторые организации проводят стандартизацию персональных мобильных телефонов, возмещая сотрудникам их стоимость. Другие покупают офисные планы, что может означать принуждение людей носить с собой два устройства.

 

Тем не менее, офисные телефонные сети развиваются и теперь обеспечивают гибкость для адаптации к быстро меняющимся командам, которые находятся в разных местах каждый день, а иногда и каждый час. Сети могут переадресовывать вызовы по мере необходимости. И если вы предпочитаете размер и вес старого офисного телефона, новые модели включают в себя современные сотовые телефоны с большими трубками и удобными для чтения дисплеями, а поставщики рекламируют свою способность переключаться с рабочего места на домашний офис без переподключения.

 

Например, у Microsoft Teams и Google Voice есть мост к телефонной сети общего пользования (PSTN). Некоторые поставщики телефонных систем включают RingCentral, Ooma, Line2 и Dialpad.

 

Больше возможностей для видеоконференций

 

Мир видеоконференций становится все более сложным, поскольку поставщики внедряют функции, которые делают больше, чем просто позволяют людям смотреть друг на друга. Например, Ring Central добавил живые транскрипции и, казалось бы, бесконечное пространство для доски в свои виртуальные конференц-залы. Google Meet только что выпустил автоматически переводимые субтитры для дискуссий между людьми, говорящими на разных языках.

 

Zoom расширил возможности пользователей по управлению комнатами для обсуждения, чтобы добавить больше личного взаимодействия на больших собраниях. В то же время любимец пандемии добавил более широкие возможности форматирования для чатов. Самой захватывающей может стать область, где третьи стороны предлагают различные возможности в нескольких десятках категорий, таких как образование или здравоохранение.

 

Конференц-залы

 

Некоторые из величайших инноваций в ответ на пандемию – это те, которые помогли заменить мир конференций, съездов и совещаний. В настоящее время существуют виртуальные пространства, имитирующие большие конференц-центры, где вы можете перемещаться из зала для презентаций в зал продаж, сталкиваясь со старыми знакомыми, при этом все время работая в одном помещении.

 

Эти помещения предназначены не только для крупных публичных мероприятий, потому что некоторые компании используют их для внутренних совещаний всех сотрудников. Отделы могут проводить перекрестное общение, а команды могут создавать отчеты друг для друга. Некоторые из новых поставщиков, определяющих это пространство, включают Aventri, Accelevents, Eventzilla, Demio и Hopin.

 

Обучающие платформы

 

Инструменты адаптации и повышения квалификации также вышли за рамки конференц-зала. Современное образовательное программное обеспечение включает в себя новые функции, которые улучшают процесс обучения, такие как видео с переменной скоростью и интерактивные викторины, чтобы убедиться, что материал усвоен. Знания более структурированы, чем когда-либо. Сотрудникам не нужно ждать нового тренинга или даже приходить в офис.

 

Крупные поставщики, такие как Coursera и Udemy, предлагают варианты поддержки бизнес-обучения.

 

Пулы рабочих станций

 

Для многих рабочих мест требуется немного больше, чем обычный ноутбук. Некоторые задачи, такие как редактирование видео или 3D-рендеринг, требуют более мощных процессоров и большего объема оперативной памяти. Пулы мощного оборудования, зарезервированные с помощью hoteling software, часто являются хорошим решением, особенно когда некоторые сотрудники не собираются использовать всю мощность каждый день.

 

Новые пространства для совместной работы

 

Не каждое совместное взаимодействие должно происходить с помощью видеотехники. Игровые компании перепрофилируют свои виртуальные миры для создания богатых виртуальных рабочих пространств, предназначенных для захвата лучших частей реальных рабочих комнат. Звук, например, может подчиняться законам физики, позволяя людям свободно разговаривать с теми, кто находится рядом с ними в виртуальной среде, даже если в реальной жизни они находятся за тысячи миль друг от друга.

 

Есть также некоторые забавные штрихи, такие как виртуальный «умный мангал», который медленно сгорает, если вы не добавите еще одно виртуальное бревно. Работа никогда не будет такой увлекательной, как чистая игра, но нет причин, по которым мы не можем попытаться сделать этот новый гибридный мир лучше, чем старая офисная жизнь до пандемии.

Некоторые компании, разрабатывающие эти опции, включают Ronday, Gather и MeetinVR.

 

Ссылка на источник