Пандемия доказала, что гибкость является экзистенциальным императивом. ИТ-лидеры, разбирающиеся в гибкой трансформации, делятся советами, как ускорить способность ИТ создавать ценность для бизнеса и ориентироваться в изменениях.

Автор: Стефани Оверби, автор CIO

 

Ещё до COVID-19 гибкость стала стремлением и призывом к сплочению организаций, которые хотели использовать новые технологии и внедрять технологические инновации, часто для предотвращения цифровых сбоев в своих отраслях. Как только разразилась пандемия, это приятное времяпрепровождение стало экзистенциальной необходимостью.

 

«Как ИТ-директор, я постоянно ищу способы стать более гибким и использовать ИТ в качестве стратегического преимущества», - говорит Скотт Дюфур, глобальный ИТ-директор компании Fleetcor, занимающейся цифровыми платежными решениями. «Это выходит за рамки внедрения гибкой методологии. Это постоянная оценка того, как мы можем более эффективно управлять нашими текущими системами для достижения наших целей цифровой трансформации».

 

Когда весь бизнес стал цифровым, каждая организация стала технологической организацией. «Стратегические цели организаций все больше зависят от устойчивых, гибких технологических функций, которые не только поддерживают повседневные операции, но и являются лидерами в разработке новых инновационных решений для оптимизации работы и создания новых продуктовых предложений», - говорит Крис Нардеккья, старший вице-президент и директор по информационным и цифровым технологиям Rockwell Automation.

 

«Лидеры, которые признают это, хотят действовать быстро, и это создает давление», - добавляет Нардеккья. «Но также важно признать, что подобные нагрузки – это огромная возможность переосмыслить стратегические цели ИТ-организаций и реализовать масштабируемую архитектуру, которая расширяется в соответствии с растущими потребностями бизнеса».

 

CIO.com поговорил с рядом ИТ-лидеров об их опыте оптимизации ИТ для повышения гибкости. Ниже приведена дюжина их лучших советов, как этого достичь.

 

Думайте на шаг вперед

 

Главным приоритетом для ИТ-отдела Marco's Pizza была разработка собственной облачной технологической платформы в то время, когда объем цифровых заказов вырос в три раза. Рик Стэнбридж, исполнительный вице-президент и ИТ-директор Marco's Pizza, подчеркивает важность создания технологической основы, способной внедрять новые функции, чтобы оставаться впереди конкурентов.

 

«Размещая наши собственные данные с помощью новой системы управления заказами, мы также можем включить все виды приложений как сейчас, так и в будущем», - говорит Стэнбридж. «Мы сможем разворачивать и подключать дополнительные технологические функции для клиентов по мере их появления, такие как заказ с помощью виртуальных помощников, дистанционный заказ через киоск, доставка по GPS, мгновенный заказ через социальные сети и интеграция с автомобильными приложениями».

 

Контролируйте баланс с помощью гибкости

 

Направления бизнеса, стремящиеся к гибкости в условиях жестких требований к ИТ, традиционно обращаются к «теневым ИТ» – инвестициям в технологии, которые явно не санкционируются ИТ, а оплачиваются бизнес-подразделениями в соответствии с их потребностями. Стремясь поддержать бизнес-цели и восстановить некоторый контроль, ИТ-руководители стараются сбалансировать уравнение теневых ИТ.

 

Например, хотя ИТ-отдел Ricoh USA не поддерживает теневые ИТ, он также не требует, чтобы сотрудники отправляли в ИТ каждый запрос, если это то, с чем они могут справиться самостоятельно.

«Да, политика и средства контроля должны существовать, но вы также должны обладать чувством гибкости, чтобы это обеспечить», - говорит Боб Ламендола, старший вице-президент Ricoh USA по технологиям и руководитель центра цифровых услуг. «По определению, вы не можете быть гибкими, навязывая чрезмерную структуру. Особенно в условиях гибридной рабочей силы попытка контролировать все приводит к летаргии и может создать впечатление, что вы ограничиваете бизнес. Именно здесь нам нужно понять, что принятие решений и руководство ИТ-организацией – это искусство».

 

Уменьшите сложность с помощью автоматизации

 

Нардеккья из Rockwell и другие ИТ-лидеры являются убежденными сторонниками автоматизации как средства достижения гибкости.
«Внедрение интеллектуальной автоматизации процессов повышает качество результатов, делает организацию гибкой и быстрой, чтобы реагировать на меняющуюся динамику бизнеса», - говорит Нардеккья.

 

В Voya Financial ИТ-подразделение всегда оценивает бизнес-процессы в поисках способов реализации сквозной обработки с использованием таких возможностей, как обработка естественного языка, оптическое распознавание символов, искусственный интеллект и автоматизация с низким уровнем кода. Недавний проект RPA в Voya успешно сократил время процесса расчета налогов на 80%, в придачу снизив риск человеческой ошибки.

Внутренний центр передового опыта Blue Prism фокусируется на максимально возможной автоматизации работы и переходе к самообслуживанию. «Большая часть ИТ-работы является повторяющейся. Работа, которая не повторяется, меняется с поразительной скоростью», - говорит Джон Уолден, технический директор Blue Prism в Северной и Южной Америке. «Для моей команды крайне важно посмотреть на работу, которую необходимо выполнить. Часто следующий шаг заключается в том, как можно сократить или автоматизировать эту работу. Эта способность не только повышает гибкость, но и в целом решает проблемы удержания сотрудников».

 

Сделайте рабочее место привлекательным для ИТ-специалистов

 

Талант – это еще один ключ к гибкости, говорят ИТ-руководители, что делает найм и удержание ИТ-специалистов жизненно важными для любой эффективности и усилий по преобразованию в масштабах всей организации.
«Без достаточного их количества будет трудно добиться маневренности», - говорит Дюфур из Fleetcor. «Предложите гибкие условия работы. Обеспечьте обучение, чтобы они могли улучшить свои навыки, а также удовлетворить ваши меняющиеся потребности».

Дюфур также рекомендует использовать более широкую сеть для привлечения ИТ-специалистов. «Многие компании мудры в том, что они ищут не только ИТ-специалистов с четырехлетним образованием», - говорит он. «Почему бы не посмотреть на потенциальных сотрудников, у которых есть сертификаты, связанные с ИТ, степень младшего специалиста местного колледжа или другие соответствующие навыки для выполнения определенных ИТ-работ?»

Рассмотрите возможность децентрализации

 

Как и многие организации, Voya Financial консолидировала свои технологические операции в рамках своей трансформации, создав общие процессы, общие знания и сильный кадровый резерв.

«Однако эта модель создала больше функциональных бункеров и усложнила эксплуатацию», - объясняет Кешаван. Итак, в начале 2021 года ИТ-группы Voya начали возвращаться к децентрализованной модели, выравнивая потоки создания ценности и сближая общие технологические сервисы, чтобы сократить задержки и сложность процессов.

 

Наведите порядок в технологической среде

 

«Если ваш технологический стек оптимизирован, легко доступен и прост в использовании, ваши сотрудники смогут быстро и без проблем реагировать на потребности бизнеса или клиентов», - говорит Дюфур из Fleetcor.

 

Ключ к этому – справиться с разрастанием приложений за счет рационализации ИТ-портфеля. Путь Voya Financial к упрощению начался с процесса, который сократил объем ее приложений на 17%, а набор технологических инструментов на четверть. Эта работа продолжается в рамках миграции в облако.

 

«Эта практика прививает стандарты и дисциплину, которые только помогут обеспечить, чтобы наша окружающая среда оставалась незагроможденной и современной в долгосрочной перспективе», - говорит Кешаван. В результате ИТ-группа работает быстрее и гибче. Недавно они развернули пять новых облачных сервисов для разработчиков data science и аналитиков за несколько часов. В прошлом для развертывания ИТ-команде потребовалось бы несколько недель.

Сдерживание разрастания приложений также было полезным для Snow Software. «Часто компании и команды инвестируют в приложения с аналогичными целями», - говорит ИТ-директор Snow Software Аластер Пули. «Ограничивая набор используемых приложений и уменьшая дублирование, мы можем помочь сотрудникам более эффективно ориентироваться в своей работе». Это требует прозрачности во всех технологических сферах. «Это проблема номер один для большинства организаций», - говорит Пули. «Вы не можете улучшить то, о чем не знаете».

 

Рассмотрите стратегию high-low

 

Ожидается, что ИТ-подразделение Databricks будет способствовать расширению масштабов компании и ускорению предоставления услуг. «Мы живем в мире нестабильности, неопределенности, сложности и двусмысленности, и то, насколько хорошо наши команды могут адаптироваться к этой постоянно меняющейся среде, является самым важным фактором, определяющим успех», - говорит ИТ-директор Databricks Навин Зутши.

 

Зутши недавно внедрил ИТ-стратегию high-low для достижения большей концентрации и повышения гибкости. «Мы сосредоточились на нескольких трансформационных приоритетах, которые имеют большое значение на уровне компании и предполагают комплексные инициативы. Это большие задачи, и они идут параллельно с огромным количеством ИТ-приоритетов, не требующих больших усилий и имеющих высокую ценность, которые одновременно функционально сфокусированы и расставлены по приоритетам», - говорит Зутши.

 

«Стратегия позволяет нам работать над решением сложных задач для компании, которые требуют многоквартального планирования перед поставкой, обеспечивая при этом способность сосредоточиться на создании ценности по бизнес-функциям с более высоким уровнем возможностей для изменений», - говорит он, добавляя, что изменения позволили сократить количество узких мест и повысить вовлеченность бизнеса.

 

Создавайте для самообслуживания

 

ИТ-отделы компании Boomi сосредоточены на создании инструментов с учетом самообслуживания.

 

Нил Коул, ИТ-директор Boomi, которая перестроила свое ИТ-подразделение после отделения от Dell Technologies, подчеркивает важность самообслуживания для организаций, стремящихся к гибкости.

 

«Копирование ИТ-структуры Dell, которая рассчитана на 170 000 человек, было неправильным решением», - говорит Коул. «Boomi – динамично развивающаяся компания, рожденная в облаке, и поэтому технологии компании тоже должны быть такими».

Тем не менее, несмотря на то, что требования к гибкости ИТ исходят изнутри, ИТ-отделы Boomi также должны сосредоточиться на безопасности и операционном совершенстве. «Сбалансировать эти характеристики – непростая задача, но залогом нашего успеха стало то, что мы сосредоточились на облаке», - говорит Коул. «Больше никаких устаревших решений, требующих больших команд и бюджетов. Гибкость находится в центре всех решений, которые мы разрабатываем и внедряем». 

 

Подкрепляйте и вознаграждайте

 

ИТ-лидеры должны понимать, что стать гибкими и оставаться гибкими – это разные вещи, говорит Кешаван из Voya Financial.

 

«Самая большая проблема – поддерживать оптимизированную и упрощенную среду», - говорит он. «Это требует постоянной, активной коммуникации и укрепления моделей поведения по всей компании». Особенно, учитывая постоянную тягу к внедрению новой блестящей технологии. «При неправильном управлении вы можете сократить количество приложений в одном бизнесе и добавить еще три в другой области», - предупреждает Кешаван.

 

Донесение ценности доступности и гибкости на ранней стадии и часто является ключевым фактором. «Важно создать коалицию сторонников по всей компании с общим пониманием и общими целями, чтобы усилить многочисленные преимущества гибкой среды», - говорит Кешаван. «Они не только помогут создать культуру доступности; они также станут высоко ценимой сетью людей, которые готовы к раннему выявлению потенциальных сложностей, добавляемых в операционную систему компании.

 

Основные данные

 

Глобальная компания по коммерческой недвижимости Avison Young расширилась и попутно накопила большой и разрозненный технологический стек. В результате разрозненные данные мешали гибкости. Консолидация этих систем стала важным первым шагом, позволившим бизнесу быстрее анализировать данные и предоставлять информацию клиентам.

 

«Сегодня команда может тратить 80% своего времени на предоставление информации и анализ и только 20% – на сбор данных», - говорит Майк Харт, ИТ-директор Avison Young. «Благодаря сочетанию наших усилий по консолидации технологий и инициативы по управлению основными данными мы смогли воспользоваться преимуществами пассивных данных для повышения прозрачности нашей текущей деятельности, которые затем мы используем для повышения качества обслуживания сотрудников и клиентов».

 

Четко сформулируйте ИТ-приоритеты

 

По словам Дюфура из Fleetcor, обеспечение четкого понимания ключевых приоритетов ИТ имеет важное значение для достижения гибкости в реализации бизнес-целей.

 

Для ИТ-подразделений Fleetcor это означало реализацию четырех ключевых направлений в 2021 году: 
- создание единого клиентского интерфейса с использованием архитектуры build-once, run-anywhere; 
- внедрение большего количества интеграций API для более быстрого получения доходов;
- модернизация основных систем за счет использования облачных технологий; 
- улучшение услуг передачи данных с помощью стандартизированных процессов и возможностей машинного обучения. 
Компания смогла внедрить облачный API и архитектуру данных, которые позволяют гостиничному бизнесу Fleetcor интегрировать несколько источников данных.

 

«Процесс переноса данных, их интеграции и очистки обычно занимает до 18 месяцев, но, используя облачную архитектуру и API, мы можем сделать это всего за несколько недель», - говорит Дюфур.

 

Определите конечное состояние

 

Слишком часто ежедневные требования к ИТ могут привести к тому, что ИТ-группы откажутся от трансформационной работы. Но это означает вырыть яму, которая со временем станет только глубже, и выбраться из нее будет все труднее. Вместо этого трансформацию следует рассматривать как непрерывный, повторяющийся процесс, который необходимо поддерживать. Здесь главное – иметь видение и постоянно направлять ИТ к нему.

 

«Сначала определите свое конечное состояние, а затем выясните, как его достичь», - говорит Коул из Boomi. «Затем разработайте дорожную карту, которая обеспечивает значительные и значимые преобразования квартал за кварталом».

 

Стэнли Хуан, соучредитель и технический директор Moxo, согласен с тем, что важно планировать улучшения гибкости с учетом того, как может развиваться бизнес. «Глубоко проанализируйте текущую ситуацию в вашем бизнесе с разных точек зрения, в том числе то, как оптимизация ИТ-усилий повлияет на модель обслуживания, структуру команды, возможности выполнения и ситуацию с удержанием клиентов. После этого крайне важно проанализировать, какая стратегия оптимизации ИТ лучше всего подходит для нужд бизнеса», - говорит Хуан, который курировал автоматизацию всех рабочих процессов от внедрения до обслуживания клиентов.

Ссылка на источник