Как говорится, знание – это сила. Для ИТ-специалиста это очень важно, поскольку ваша организация полагается на то, что вы будете иметь возможность видеть все системы, заблаговременно отмечать и решать проблемы, а также находить новые способы повышения эффективности использования технологий.  
 

Вот тут-то и вступает в игру система документации ИТ 

Автор: Али Перача, вице-президент и основатель ITBoost

Что на самом деле делает система документации ИТ?

Она предоставляет возможность быстро, автоматически и последовательно фильтровать различные приложения, устройства, пользователей и сетевые конфигурации. Имея легкий доступ к информации, вы можете получить представление о чем угодно, от счетов и бюджетов до удовлетворенности пользователей и отзывов клиентов. Предоставление такого рода надежной отчетности клиентам или менеджерам позволяет им принимать четкие, основанные на данных решения относительно технологий и бизнес-операций. И самое приятное то, что вам едва нужно пошевелить пальцем.

Сбор данных 21-го века

Эд Кох, бывший мэр Нью-Йорка, превосходно провел кампанию по удовлетворенности граждан. Находясь на своем посту в 1980-х гг. он открыто принимал критику, просто спрашивая: «Как у меня дела?». Целью этой кампании был сбор обширных данных, чтобы лучше понять деятельность города. Чаще всего проблемы и сложные места в городских масштабных системах могут быть незаметны для повседневных администраторов. Это, в свою очередь, уменьшает способность принимать правильные решения или оказывать наилучшую поддержку.

К счастью, ИТ-специалистам в 2020 году не нужно проводить личные интервью в офисе, чтобы понять, что происходит с важнейшими бизнес-технологиями. Сегодня программное обеспечение и автоматизация могут быть использованы для сбора данных со всех уголков сети. Получив представление обо всех уровнях деятельности, руководители, принимающие решения, могут сделать правильный выбор для своих пользователей и своего бизнеса.

Удовлетворение потребностей клиентов согласно требованиям

Измерения удовлетворенности клиентов настолько важны для эффективной работы организации, что в стандарте ISO 9001 этому вопросу посвящен целый раздел соответствия требованиям. Начиная с 2019 года организации обязаны использовать программное обеспечение для управления и удовлетворения потребностей, а также для обеспечения качества.

Предоставляется регламентированный набор руководящих принципов, в котором указывается необходимость в подробной и часто пересматриваемой документации. Способность анализировать данные и создавать план действий для решения проблемы любого уровня также имеет важное значение. Система документации ИТ может предоставить максимально полную информацию о продажах, выставлении счетов и финансах, операциях и проектах, чтобы помочь организациям решить эти проблемы.

Меньше значит больше

Трата средств на ненужные товары и услуги – это, пожалуй, одна из худших практик ведения бизнеса. В мире технологий это широко распространенная проблема для многих организаций. Как правило, когда программное обеспечение лицензируется, то совершаются массовые закупки. И очень часто это делается без учета того, какие пользователи действительно нуждаются в приложении, чтобы успешно выполнять свою работу. Имея возможность объединять сеть и определять, какие пользователи получают доступ к определенным утилитам, лицензионное программное обеспечение может помочь клиентам получить немедленную экономию. Инвестиции в систему ИТ-документации обычно окупаются уже за первый год использования. 

Здесь мы все вместе

Отслеживание всех устройств, таких как компьютеры, планшеты, стационарные телефоны и все остальное, подключенное к сети, в лучшем случае является сложной задачей. А на деле это становится практически невозможным без автоматического просмотра всех сетевых устройств в любой момент времени. Система документации ИТ, совместно с удаленным мониторингом и управлением (RMM), может успешно работать через сложные сети для создания инвентаризации всех подключенных устройств. Оставаться в курсе таких проблем, как выпуски обновлений, устаревание оборудования и расположение физических устройств, становится проще благодаря полному представлению об активах компании или клиента поддержки.

Это позволяет провайдерам легко переключать программы учетных записей между несколькими представителями службы поддержки с информацией о клиенте, легко доступной любому, кто принимает вызов. Такие сведения, как текущие уровни исправлений и обновлений, инвентаризация оборудования и приложений, а также сетевые конфигурации, могут быть надежно сохранены для клиентов. Это позволяет представителям службы поддержки решать проблемы и восстанавливать функциональность. Благодаря возможности автоматического создания подробных сетевых диаграмм древние эскизные версии больше не нужны.

Предоставляя подробную информацию, необходимую для бизнес-стратегии, а также возможность расположения всех данных в одном месте, правильное управление активами может положительно повлиять на удовлетворенность клиентов и конечных пользователей.

Работайте умом

Даже самые лучшие ИТ-специалисты подвержены человеческим ошибкам. Количество часов, которое требуется для выполнения ручной инвентаризации и документирования корпоративной технологии, уменьшает гарантию точности. Такой вид работы также может быть ненадежным из-за перерывов для оказания поддержки пользователям и ошибок в сборе данных. Автоматизация всего процесса документирования гарантирует полный и безошибочный учет всей деятельности компании в клиентской сети.

Действия значат больше, чем слова

На самом деле, каждый разговор с клиентом – это коммерческое предложение, которое говорит им, насколько ваши услуги превосходят возможности конкурентов. Но разве не важнее показать им это? Система документации ИТ дает возможность легко продемонстрировать свою ценность. Зарабатывать доверие клиентов становится намного проще благодаря возможности просматривать время ответа на вопросы клиентов, объем потерянных заявок, закрытие сервисных запросов и многое другое.

Система документации также позволяет вести более сложные беседы с клиентами относительно потенциальных рисков для их бизнеса в случае возникновения конкретной технологической проблемы. Инструменты анализа бизнес-рисков позволяют понять расходы, которые компания может понести из-за повреждение данных, с точки зрения производительности и прибыли. Проведя инвентаризацию данных и технологических взаимосвязей между подразделениями, ИТ-команды и специалисты могут укрепить чувство безопасности, которое они обеспечивают клиентам и пользователям.

Ссылка на источник