Данные о поставщиках позволяют руководителям отделов закупок более глубоко понимать эффективность своей организации, прогнозировать рыночные возможности и заключать выгодные контракты с поставщиками. При благоприятных рыночных условиях эти возможности обеспечивают серьезное конкурентное преимущество; во время экономических потрясений они необходимы для поддержания непрерывности бизнеса — в целом, данные являются основой для принятия решений в области закупок.

Автор: Стефани Лапьер, основатель и генеральный директор Tealbook
 
Необходимость наличия достоверных данных о поставщиках — не новость. Скорее, появление инновационных технологий, включая генеративный искусственный интеллект и большие языковые модели (LLMs), подчеркнуло важность гигиены данных на предприятии. Показательный пример: в 2024 году 43% руководителей, занимающихся обработкой данных, заявляют, что их организация внедрила «культуру данных и аналитики» — по сравнению всего с 21% в прошлом году.
 
Меня воодушевляют возобновившиеся призывы к соблюдению корпоративной гигиены данных. Однако руководители отдела закупок должны быть предупреждены: без надежной и динамичной системы совокупных данных (data foundation), позволяющей автономно обогащать, проверять и синтезировать информацию о поставщиках из разрозненных источников, ваша общая стратегия обработки данных останется неполной.
 
Качественные данные имеют решающее значение
 
Большинство предприятий ежедневно взаимодействуют с тысячами источников данных, и эти взаимодействия генерируют еще больше данных. Согласно прогнозам, к 2025 году объем собираемых, потребляемых и генерируемых данных во всем мире достигнет 180 зеттабайт. Значительную долю этого растущего числа составляют деловые взаимодействия.
 
Data foundation имеет первостепенное значение для успеха бизнеса, поскольку она анализирует и обогащает огромные объемы организационной информации, гарантируя, что она остается актуальной, точной, своевременной и доступной для всех заинтересованных сторон. Отделы, богатые данными, такие как отдел закупок, особенно выиграют от надежной основы данных поставщиков.
 
В целом данные о поставщиках можно разделить на две категории: внутренняя информация и информация от третих лиц. Внутренние данные включают данные о транзакциях (например, счета-фактуры, заказы на покупку, квитанции), детали контрактов и показатели эффективности поставщиков, собранные на протяжении отношений. Сторонняя информация включает данные о поставщиках — от сертификатов до размера компании и текущего уровня запасов, — а также тенденции рынка и отраслевые показатели.
 
В совокупности эти источники данных точно отражают внутреннюю деятельность организации и ее внешние отношения. Эти знания позволяют руководителям проявлять гибкость в кризисных ситуациях, выявляя новых, более подходящих поставщиков, когда это необходимо.
 
Однако внутренние данные и внешняя информация неструктурированы по своей природе. Кроме того, организационные данные быстро устаревают, поскольку они хранятся в разрозненных системах, включая электронные таблицы внешних поставщиков и внутренние системы хранения. Такая несогласованность снижает эффективность принятия решений.
 
Например, некачественные данные о поставщиках могут иметь последствия для финансов организации. Если данные о поставщиках устарели, счета-фактуры можно легко перепутать или потерять, что приведет к задержкам платежей, потере доходов и остановке проектов.
Отделам закупок требуется более централизованный и постоянно проверяемый источник данных, чтобы избежать таких последствий.
 
Преимущества data foundation в 2024 году
 
Система данных о поставщиках стандартизирует организационные данные и улучшает доступ к ним за счет устранения разрозненности. Важно отметить, что для выполнения этих задач используется автоматизация, позволяющая руководителям и специалистам по закупкам сосредоточиться на важных и ресурсоемких обязанностях.
 
Ведущие data foundation автоматизируют:
* интеграцию и проверку существующих данных о поставщиках;
* выявление и устранение «плохих» данных, включая дубликаты и неточную информацию;
* проверку информации о поставщиках, включая показатели достоверности, связанные с надежностью определенной информации;
* предоставление единого достоверного источника данных, исключающего сбои в коммуникации и обеспечивающего доступ всех заинтересованных сторон к одной и той же информации.
 
Благодаря автоматической и непрерывной проверке внешней информации data foundation повышает способность организации принимать правильные решения в критический момент. Эта способность имеет решающее значение, поскольку отсутствие доверия по-прежнему приводит к ошибочным решениям о закупках — и руководители служб снабжения знают об этом. В 2022 году 82% руководителей заявили, что им не хватает уверенности в полноте и точности данных о своих поставщиках.
 
Кроме того, обогащенные внутренние данные дают организациям дополнительную покупательную способность. Например, рассмотрим крупное предприятие с различными центрами поиска поставщиков. Эта организация заключает контракты с тысячами поставщиков. Фактически, несколько ее центров заключают контракты с одним и тем же поставщиком. Однако, поскольку финансовый отдел не имеет доступа к этой информации, он не может консолидировать контракты и использовать прочные отношения для получения более выгодной сделки.
 
Качественные данные предоставляют несколько аналогичных возможностей для финансового прогресса, позволяя руководителям быстро принимать решения, обеспечивать более надежное предложение и спрос для потребителей и принимать решения, основанные на данных. Проще говоря, data foundation — ключ к успеху закупок в 2024 году.
 
Однако инвестировать в гигиену данных — не просто стремление идти в ногу со временем; речь идет о том, чтобы посеять семена долгосрочного конкурентного преимущества в бизнес-среде, все больше ориентированной на данные. Уделяя приоритетное внимание качеству данных, руководители отдела закупок могут гарантировать, что их организации готовы к настоящему и имеют все необходимое для процветания в ближайшие годы.
 
Ссылка на источник