Обратите внимание на то, как совещания отнимают время, разрушают одиночную глубокую работу и превращают в насмешку гибкую графики и сотрудников, распределенных по миру.

Автор: Майк Элган, ведущий колумнист Computerworld
 
Совещания — проблема десятилетий. Их часто используют как универсальное решение нерешенных проблем. А хроническое отсутствие дисциплины на совещаниях приводит к тому, что за все время, потраченное на то, чтобы собрать людей вместе, мало что удается сделать. 
 
Сейчас, в постпандемическом мире удаленной работы, где широко распространены гибридная и гибкая работа, собрания во многих организациях превращаются в нечто вроде продолжающегося кризиса. Они снижают производительность и подрывают моральный дух сотрудников. 
 
Несмотря на то, что многие удаленные работники заявляют, что чувствуют себя оторванными друг от друга, существует ошибочное мнение, что решение проблемы — еще большее количество встреч.
 
Как объединить разобщенных
 
Счастливого сотрудника можно найти и в домашнем офисе. Но есть большая проблема, о которой не говорят. Она заключается в том, что многие сотрудники чувствуют себя изолированными, одинокими и оторванными от людей, с которыми они работают, и от миссии компании. 
 
Это больше, чем просто чувство. Недавний опрос института Гэллапа показал, что только 28% удаленных работников ощущают связь с миссией или целью своего работодателя, что является самым низким показателем со времен пандемии COVID-19.
 
Это звучит как веский довод в пользу практики работы в офисе и против тенденций удаленной работы. Но оказалось, что только 33% офисных работников, занятых полный рабочий день, ощущают эту связь. Таким образом, отсутствие связи между сотрудниками является проблемой как для удаленных, так и для офисных работников. 
 
Решение в большем количестве совещаний, не так ли? Ну, не так быстро. 
 
Я поговорил с Молли Сэндс, возглавляющей лабораторию Atlassian Team Anywhere Lab. Согласно веб-сайту компании, лаборатория разрабатывает основанные на фактических данных методы для высокопроизводительных распределенных команд.
 
«Удаленные совещания — самый «переиспользуемый» инструмент», — говорит она. «Люди назначают их для всего, и их слишком много. Это не новая проблема». Проблематичность совещаний, по-видимому, хорошо известна: 80% опрошенных говорят, что они были бы более продуктивны, если бы тратили на них меньше времени, — отмечает Сэндс. 
 
«Более половины людей говорят, что они работают сверхурочно, потому что у них так много встреч, что они не могут выполнить свою работу в течение дня.... Таким образом, это проблема эффективности для компаний».
И хотя общее впечатление от работы в офисе может уменьшить чувство изоляции, Сэндс говорит, что нет никаких доказательств того, что совещания сами по себе помогают людям чувствовать себя более связанными. 
 
Гибридные совещания объединяют еще меньше
 
Отчасти проблема заключается в том, что новый мир совещаний, которые, как правило, проводятся в режиме реального времени с помощью таких средств видеоконференцсвязи, как Zoom, Cisco Webex, GoToMeeting, Google Meet, Microsoft Teams и BlueJeans, в меньшей степени улучшает связь, чем личные встречи. Эти инструменты поощряют встречи людей по всему миру, что создает новую проблему. 
 
Одна из основных проблем — необходимость того, чтобы два, несколько или много человек уделяли одинаковое время совещанию в режиме реального времени. Это нагружает одних сотрудников больше, чем других, в зависимости от их часового пояса. (Звонок в 2 часа дня в Калифорнии — это звонок в 10 часов вечера в Германии и звонок в 6 часов утра в Японии.)
 
И это подрывает цель гибкой работы, которая является ключевым фактором удовлетворенности сотрудников. Сотрудник, работающий на дому и нуждающийся в гибком графике работы, не получит такой гибкости, если половина рабочего дня будет посвящена запланированным встречам в режиме реального времени. 
 
Революция в сфере удаленной работы повлияла на работу в офисе еще и потому, что офисные работники теперь проводят большую часть своего времени, сотрудничая с коллегами, которые физически отсутствуют. 
 
В результате как офисные, так и удаленные работники чувствуют себя все более оторванными друг от друга и в то же время обремененными встречами. 
 
Исследование Молли Сэндс показало, что, помимо пары коротких еженедельных совещаний по обновлению информации, ключом к успеху является асинхронная письменная и видеосвязь, ориентированная на приоритетах и признании заслуг. (Видеосвязь проводилась с использованием инструмента Loom от Atlassian, с помощью которого пользователи могут записывать видео, материалы для презентаций и другой контент, а затем отправлять для просмотра позже, когда у получателя будет время. Это создает психологический эффект как от личной встречи без необходимости синхронизации.)
 
Асинхронное видео значительно снижает нагрузку от встреч в режиме реального времени, обеспечивая при этом множество психологических преимуществ: гибкость во времени, сравнимую с электронной почтой, и визуальное удовлетворение от видеозвонков. 
 
«С появлением новых технологий появилось множество более эффективных способов обмена информацией и установления контактов, — добавляет Сэндс. — Самое приятное, на мой взгляд, то, что мы только начинаем». 
 
Дополненные или виртуальные пространства для встреч?
 
Дополненная реальность и пространственные вычисления обещают создать еще большее ощущение связи с помощью голографических аватаров. Это означает, что многие взаимодействия в офисах, которые способствуют ощущению связи, станут возможными практически в любом месте. «Всплывающее окно» может быть заменено голограммой. Разговоры о кулерах с водой, спонтанное сотрудничество и мозговой штурм могут происходить в виртуальных пространствах. 
 
Инструменты искусственного интеллекта обещают произвести революцию во внутренних коммуникациях, помогая организациям создавать чувство связи между сотрудниками, преодолевать коммуникационные барьеры и извлекать из организационных коммуникаций нужные данные для более эффективного принятия решений. 
 
Способность инструментов генеративного искусственного интеллекта (genAI) разбивать контент на части означает, что коммуникация может осуществляться в соответствии со стилями обучения получателей, информационными потребностями и конкретными языками. Одно сообщение от руководителя может быть получено одним сотрудником с подробным описанием задачи, другим — в виде кратких указаний, третьим — в виде устного сообщения «голосовой почты».
 
Искусственный интеллект может помочь сократить количество разрозненных данных и передавать больше информации по всей организации, не перегружая сотрудников совещаниями, отнимающими много времени. 
 
Инструменты GenAI также могут обрабатывать большие объемы оперативной информации внутри организации и выполнять анализ настроений, детализируя для информационных менеджеров и бизнес-лидеров любые моменты разочарования, путаницы или отсутствия направления. Инструменты ИИ могут даже подключаться к коммуникационному коллективу и предлагать короткое обучение для сотрудников, которые чего-то не понимают.
 
Пришло время полностью переосмыслить организацию совещаний
 
Суть в том, что сейчас самое подходящее время пересмотреть все аспекты совещаний, которые проводятся в вашей компании каждый день. Они стали слишком частыми, слишком долгими и слишком неэффективными. Пришло время перейти к асинхронным и современным формам коммуникации, предлагаемым множеством новых инструментов и методов управления.
 
Ваши перегруженные работой сотрудники будут вам благодарны.
 
Ссылка на источник