По мере того как экономические последствия пандемии усиливаются во всем мире, способность организаций своевременно и в то же время безопасно закупать товары и услуги становится все более важной.

 

Автор: Дэвид Гриффитс, генеральный директор «FISCAL Technologies»

 

В условиях эпидемиологической ситуации целый ряд факторов повлиял на глобальный спрос и предложение, и, к сожалению, в этой среде процветают человеческие ошибки и преступность. Любые пробелы или слабые места между отделом закупок, кредиторской задолженностью и аудитом могут быть использованы для преступной выгоды, оказывая влияние на конечный результат.

 

«От закупки для оплаты» (purchase to pay process) или P2P – процесс, который склеивает эти отделы вместе и во время кризиса является важной линией обороны. Поэтому крайне важно, чтобы организации предпринимали шаги по защите своих результатов от людей, процессов и технологий для управления этими рисками.

 

Некоторые предприятия были весьма инновационными в плане преодоления этих стрессов. И первое, что они сделали, - это переложили заказы на вторичных или третичных поставщиков, чтобы компенсировать проблемы с первичными поставщиками.

 

Другие компании переоборудовались для создания совершенно других продуктов, например, как Dyson, выпускающий вентиляторы. На первый план вышли альтернативные кадровые перестановки: например, гостиничные организации заключают сделки с супермаркетами, чтобы временно перевести свой персонал, также мы видели армии добровольцев, которых набирали для сбора и доставки фруктов. Кроме того, все шире используется автоматизация и новые технологии для обучения только что принятых на работу сотрудников поведению в кризисных ситуациях.

 

Каждая из этих мер позволила решить оперативную проблему, однако они также привнесли некоторые дополнительные риски, которые могут еще больше дестабилизировать глобальную систему спроса и предложения.

К ним относятся:

- географические зависимости – прямое операционное воздействие и снижение доверия заинтересованных сторон

- низкая видимость – невозможность увидеть все уровни поставок снижает шансы увидеть и своевременно справиться с ограничениями пропускной способности

- смягченные правила – повышенная вероятность мошенничества и другой преступной деятельности

- неподходящие ИТ-системы – те, которые не готовы к внезапному увеличению активности и могут стать нестабильными и выйти из строя

- нехватка персонала – ограничения на поездки и закрытие школ во время эпидемии вызывают нехватку персонала и повышают вероятность человеческих ошибок

- нестабильность спроса – острый спрос на медицинское оборудование и изменение потребительского спроса также являются угрозой финансового положения.

 

Во время любого кризиса преступники наживаются, и во всем мире нет никаких исключений. Ключ к тому, чтобы остановить это, - следить за доходами и убедиться, что закупки, аудит и кредиторская задолженность объединены. Благодаря этому отклонения могут быть обнаружены на ранней стадии, и это обеспечит столь необходимую защиту прибыли в этом очень неопределенном мире.

 

Поговорив со всеми нашими клиентами за последние несколько месяцев, мы определили пять ключевых направлений для снижения риска в процессе P2P.

 

1. Больше контролируйте

 

Если мы посмотрим на то, что произошло за последние четыре недели, и примем во внимание обратную связь от наших клиентов, то увидим, что в рамках бизнеса был реализован ряд новых процессов, которые увеличивают риск. Например, появились новые люди, занимающиеся разными вещами, люди, имеющие доступ к новым средствам контроля и новым правам. Теперь вы должны пересмотреть системные элементы управления вокруг вашей ERP-системы (Enterprise resource planning), посмотреть, кто имеет к ней доступ, и выделить кого-то из вашей команды, чтобы всё это контролировать. Также необходимо понять, что нуждается в обновлении, потому что, несомненно, некоторые из ваших процессов меняются. Это очень важно, а также важно, чтобы вы четко сообщали об изменениях.

 

2. Расширьте возможности своей команды

 

Это действительно дорого моему сердцу, особенно потому, что команды по работе с кредиторскими задолженностями разделились из-за удаленной работы. Но не теряйте веры в свою команду. У нас была похожая ситуация в 2008 году, мы пережили глубокую рецессию, и тогда мы пришли к тому, чтобы расширить возможности команд, поднять их и поддержать лучшими инструментами. В конечном счете, они должны быть очень важной частью решения и чувствовать себя уполномоченными быть частью этого решения, создавая гораздо более прочные внутренние партнерские отношения с другими командами. Когда люди находятся дома, у них потенциально есть больше времени, поэтому это хорошее время для выделения внутренних проектов некоторым членам команды. Они могут осуществлять надзор и искать слабые места, проводить выборочные проверки поставщиков, перепроверять платежи и проводить только внутренний аудит.

 

Если вы дадите своей команде P2P это чувство собственности и уверенности в том, что вы им доверяете и предоставляете им правильные инструменты, произойдет что-то волшебное, и они начнут разбираться, почему происходят некоторые проблемы.

 

3. Защитите свои цепочки поставок

 

Существует множество различных способов защиты цепочек поставок. Например, некоторые наши клиенты проводят сверку отчетов по 20 процентам крупнейших поставщиков. Это  будет сложно в нынешних условиях, но можно сделать вручную. С другой стороны, вы можете запустить специальный сервис, и он будет работать в фоновом режиме, поддерживая вашу команду, что, я думаю, очень важно.

 

Запуск системы обнаружения поставок на ежедневной основе также имеет решающее значение. Это включает в себя просмотр любых платежей, всех счетов-фактур, которые поступают, просмотр основных поставок и проверку всех поставщиков. На самом деле это может быть довольно сложно без автоматизированных инструментов, но ниже приведен краткий контрольный список для команды кредиторской задолженности, чтобы провести анализ чувствительности:

- банковские изменения

- кредитное авизо (извещение об открытии кредита)

- дата внесения

- дата оплаты

- номера счетов

- низкая активность

- стоимость заказа на покупку

- круглые суммы

- пик транзакций

 

4. Сохраняйте и собирайте денежные средства

 

Сохранение и сбор денег сейчас первостепенное значение. Я бы рекомендовал создать целевую группу P2P cash и заставить их работать с технологией API (Application Program Interface) для получения денег. Многие организации расширяют условия оплаты, что довольно сложно сделать, но существует уникальный способ получения наличных денег. Это может быть достигнуто с помощью того, что мы называем обзором оборотного капитала API, и это анализ всех ваших платежей и процессов. Оцениваются пять ключевых транзакционных рисков: технические ошибки, проблемы с поставщиками, переплаты, потенциальное мошенничество и несоблюдение требований. Это позволит изучить основные документы, выделить поставщиков с высоким риском, дать рекомендации по улучшению и обеспечить немедленную экономию затрат.

 

5. Укрепляйте финансовые системы

 

Это может быть очевидным, но мы получили очень интересные отзывы от многих наших клиентов, что крупные ERP-проекты, требующие большого количества технического персонала и профессиональных услуг,  были приостановлены. Однако финансовые команды всё еще должны вести некоторые процессы.

 

Согласно Purchase to Pay Network, ключевые критерии, на которые должны обращать внимание контролеры финансовых услуг, ищущие проекты, в которые они должны инвестировать, состоят в том, что для реализации и поддержки всех проектов нужно действительно очень мало времени. Любой проект должен иметь дистанционное обучение, а рентабельность инвестиций должна быть феноменальной. Безопасность имеет первостепенное значение, поэтому любая организация должна быть аккредитована по стандарту ISO27001 и, наконец, вам нужно проверить концепцию.

 

В заключении следует отметить, что мир пандемии, в котором мы сейчас живем, создал условия повышенного риска для организаций, поэтому крайне важно, чтобы эти организации сосредоточились на своих людях, предоставляя им лучшие инструменты для повышения и расширения их возможностей, особенно в настоящее время, когда все они работают удаленно. Наличие двойных проверок на месте и проведение системного контроля и аудита всех процессов действительно важно для обеспечения гарантий и кредиторской задолженности, также как и  использование технологий для повышения эффективности бизнес-процессов.

 

Ссылка на источник