Создание и руководство  офисом управления корпоративными проектами (enterprise project management office) требует целенаправленных и стратегических усилий. Вот четыре ключевые области, на которых следует сосредоточиться.

Автор: Мойра Александер, внештатный журналист CIO

Плохая производительность проекта -  проклятие для предприятий. Проекты, которые не достигают целевых показателей, не только бросают вызов  организации сохранить конкурентоспособность, но и истощают её ресурс. Отчет Pulse of the Profession Института управления проектами за 2020 год показывает, что 11 процентов инвестиций тратятся впустую из-за плохой эффективности проектов.

Поскольку организации стремятся достичь своих целей за неопределенное количество времени, а ресурсы, вероятно, останутся ограниченными в обозримом будущем, им следует рассмотреть целесообразность внедрения корпоративного офиса управления проектами (EPMO), который может помочь занять лидирующие позиции на рынке. 

EPMO отличается от традиционного PMO (офиса управления проектами или проектного офиса) тем, что он работает на стратегическом уровне в сотрудничестве с руководителями для обеспечения того, чтобы проекты и мероприятия проводились в интересах всего бизнеса. Многие организации перешли от традиционной структуры PMO к EPMO, а некоторые новые организации прямо  начали с создания EPMO. EPMO предлагает реальные преимущества, включая более высокие темпы реализации проектов, программ и стратегических целей. 

Создание эффективного и действенного офиса управления корпоративными проектами требует значительного количества времени, усилий и координации. Необходимо сфокусироваться  на следующих четырех ключевых областях для достижения успеха.

Культура и управление талантами

Люди и культура являются одними из наиболее важных элементов успеха EPMO. А это означает необходимость правильного подбора персонала и его обучение ключевым навыкам, а также создание устойчивости и эмпатии в команде.

В наши дни большинство организаций ценят развитие лидерских навыков так же высоко, как и технических, на уровне 65% и 68% соответственно, согласно отчету Института управления проектами. Высокоэффективные EPMO фокусируют свою практику найма и учебные программы на технических навыках (68%), лидерских навыках (65%), деловой хватке (58%) и цифровых навыках (50%).

Когда дело доходит до лидерства, успешные офисы корпоративного управления сосредоточены на том, чтобы быть «уполномоченными сверху». Выполнение проектов и программ в значительной степени зависит не только от того, как команды и функциональные подразделения работают вместе, но и от того, насколько они устойчивы во время сбоев. Ожидается, что их лидеры смогут продемонстрировать эмпатию, а исследование Businessolver показало, что 91% американских руководителей считают, что эмпатия напрямую связана с финансовыми показателями компании.

Стратегическое согласование

Ключевая миссия EPMO заключается в том, чтобы привести все проектные и программные мероприятия в соответствие со стратегическими целями всей компании. Когда проекты выполняются, но не соответствуют целям всей компании, они приводят к потере ресурсов, времени и бюджетов.

В конечном счете, это приводит к снижению производительности компании при более высоких затратах. Высокоэффективные организации признают это и одобряют только те проекты, которые имеют солидный бизнес-кейс, описывающий преимущества и то, как каждое преимущество связано с целями, поставленными командой руководителей. По мере изменения общекорпоративных целей компании офису по управлению корпоративными проектами следует пересматривать проекты и программы, чтобы убедиться, что они по-прежнему соответствуют направлению деятельности компании, и не стесняться сокращать проекты, которые больше не соответствуют бизнесу.

Стандартизированное управление проектами

Чтобы добиться успеха, EPMO должен стандартизировать практику управления проектами для обеспечения соответствия стратегическим целям организации высокого уровня. Это требует тщательного и методичного планирования. Но создавая и внедряя процессы и процедуры управления проектами, которые должны соблюдаться во всей организации, EPMO может повысить общую эффективность проекта, одновременно снижая риски и потери ресурсов, а также увеличивая шансы на достижение успеха на каждом уровне.

Чтобы быть более инновационными, организации должны настроить свои внутренние процессы и передовую практику таким образом, чтобы они были эффективными и действенными. Если ваша организация не имеет надежного контроля над текущей деятельностью или ресурсами, маловероятно, что она сможет внедрять дополнительные инновационные проекты, не потерпев неудачи в какой-то момент. Проще говоря, вы не можете жонглировать таким количеством предметов только двумя руками. Стандартизированная и эффективная практика EPMO позволяет вашей организации направлять больше своих ресурсов и бюджета на инновации и повышение своего конкурентного преимущества.

Подход, ориентированный на выгоду

Успешные организации признают, что инвестиционные доллары должны расходоваться разумно, а проекты приводить к значимым и измеримым результатам. Офисы управления корпоративными проектами играют важную роль в оказании помощи организациям в выявлении и достижении устойчивых выгод. Проект без четкой цели и выгоды подобен вождению автомобиля, когда не известен пункт назначения. 

Каждый потенциальный проект должен быть подкреплен всесторонним бизнес-кейсом, который объясняет цель проекта, связывает эту цель с целями вашей организации и четко определяет каждую выгоду, ожидаемую после реализации. Он также должен определить ключевые показатели эффективности (KPI), которые измеряют результат, помогают определить, был ли проект успешным, и продемонстрировать, каким образом проект достиг этого успеха.

В целом успешные организации уделяют больше внимания культуре, в основе которой лежит ответственность, понимание ценностей клиентов, восприимчивость к организационным изменениям, инвестиции в технологии и создание ценности управления проектами. Развивая культуру EPMO, ориентированную на управление талантами, стратегически согласованные проекты, стандартизированные практики и реализацию преимуществ, ваша организация может повысить свою производительность и добиться более высоких показателей.

Ссылка на источник